Inovasi Pengurusan Laman Sistem MyES-CDeC: Rekod Pendua bagi Isu Mendokumentasi Fail Expert Service (ES) dan Elemen Tunjang Dokumen Audit di Centre of Technology (COT) Bidang Rekabentuk Kreatif, Malaysia
Abstract
‘MyES-CDeC’ singkatan bagi ‘My Expert Service Creative Design Centre’. Kajian ini bertujuan mengkaji isu pengurusan mendokumentasi dokumen audit khidmat kepakaran dan elemen tunjang penilaian audit Centre of Technology (COT) di salah sebuah pusat reka bentuk kreatif di Malaysia. ‘Laman sistem MyES-CDeC’ ini mendokumentasi laman sistem yang mewujudkan pangkalan data secara maya yang dapat dicapai daripada alamat url yang dikongsi di mana-mana dan bila-bila masa. Kesan keberkesanan penggunaan Laman Sistem MyEs-CDeC dikaji. Kajian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan menggunakan reka bentuk kajian kes. Kajian dijalankan terhadap LAPAN (8) informan yang terlibat dalam pengurusan pusat reka bentuk kreatif. Dapatan kajian dianalisis dengan menggunakan analisis tematik berdasarkan tranggulasi temu bual, pemerhatian serta dokumen sokongan seperti ‘google form’, minit mesyuarat, sijil, buku panduan serta rakaman visual. Inovasi pengurusan laman sistem dibangunkan berdasarkan Buku Garis Panduan Centre of Teknology (COT) Edisi 2020 dan Edisi 2015 serta dokumen kualiti MS ISO:2015 khidmat kepakaran yang didaftarkan. Dapatan kajian mendapati terdapat LIMA (5) isu yang dikenal pasti; pengurus dan pegawai yang sering bertukar, dokumen asal yang sering hilang, pegawai yang berkepentingan mengambil dokumen tanpa menyimpan kembali, dokumen yang hilang perlu dibuat semula dan impak kehilangan dokumen khidmat kepakaran boleh menyebabkan pengiktirafan pusat reka bentuk kreatif ini ditarik semula pengiktirafan oleh COT. Dapatan kajian kedua terdapat TIGA (3) tema yang dikeluarkan dalam kajian ini. Tema dokumentasi menunjukkan informan bersetuju laman sistem ‘MyES-CDeC’ bersifat sistematik dan rekod pendua laman sistem ini dapat menyelamatkan dokumen asal daripada hilang. Tema capaian menunjukkan informan bersetuju laman sistem ini dapat diberikan kepada pihak berkepentingan dengan pantas, mudah, cepat melalui carian data di hujung jari menggunakan capaian pautan http://edupra.com/escdec/. Inovasi ini mengurangkan tekanan kepada pengurusan fail, dokumen tidak hilang dan mudah disemak pihak pengurusan dan pihak pelaksana. Inovasi ini juga telah diiktiraf dan berjaya meraih tempat ke tiga pertandingan inovasi National Young POLYCC Entrepreurs: Lets Make Your Pitch 2020. Pengkaji berharap agar kajian lebih terperinci dapat dijalankan untuk mengkaji tempoh penjimatan sebenar laman sistem ini agar dapat diaplikasi di COT lain di Malaysia juga negara luar.
